Datenschutzerklärung

Allgemeine Informationen

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

bidt – Bayerisches Forschungsinstitut für Digitale Transformation der Bayerischen Akademie der Wissenschaften

Gabelsbergerstraße 4
80333 München

Telefon: +49 89 540 235 640
E-Mail: info@bidt.digital

Kontaktdaten des/der Datenschutzbeauftragten

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:
Behördliche/r Datenschutzbeauftragte des bidt –
Bayerisches Forschungsinstitut für Digitale Transformation

– persönlich –
Gabelsbergerstraße 4
80333 München
Telefon: +49 89 904 204 960
E-Mail: bidt@bay-q.com

Zwecke und Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Zweck der Verarbeitung ist die Erfüllung der uns vom Gesetzgeber zugewiesenen öffentlichen Aufgaben, insbesondere der Information der Öffentlichkeit.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ergibt sich, soweit nichts anderes angegeben ist, aus Art. 4 Abs. 1 des Bayerischen Datenschutzgesetzes (BayDSG) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. e der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Demnach ist es uns erlaubt, die zur Erfüllung einer uns obliegenden Aufgabe erforderlichen Daten zu verarbeiten.

Empfänger von personenbezogenen Daten

Der technische Betrieb unserer Datenverarbeitungssysteme erfolgt durch das Leibniz-Rechenzentrum (LRZ), Boltzmannstraße 1, 85748 Garching.

Gegebenenfalls werden Ihre Daten an die zuständigen Aufsichts- und Rechnungsprüfungsbehörden zur Wahrnehmung der jeweiligen Kontrollrechte übermittelt.

Zur Abwehr von Gefahren für die Sicherheit in der Informationstechnik können bei elektronischer Übermittlung Daten an das Landesamt für Sicherheit in der Informationstechnik weitergeleitet werden und dort auf Grundlage der Art. 12 ff. des Bayerischen E-Government-Gesetzes verarbeitet werden.

Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist.

Ihre Rechte

Soweit wir von Ihnen personenbezogene Daten verarbeiten, stehen Ihnen als Betroffener nachfolgende Rechte zu:

  • Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO).
  • Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
  • Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17 und 18 DSGVO).
  • Wenn Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
  • Falls Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben und die Verarbeitung auf dieser Einwilligung beruht, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch einzulegen, wenn die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchst. e oder f DSGVO erfolgt (Art. 21 Abs. 1 Satz 1 DSGVO).

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz. Diesen können Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen:

Postanschrift: Postfach 22 12 19, 80502 München
Adresse: Wagmüllerstraße 18, 80538 München

Telefon: +49 89 212 672 0
Telefax: +49 89 212 672 50

E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de
Internet: https://www.datenschutz-bayern.de/

Weitere Informationen

Für nähere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten und zu Ihren Rechten können Sie uns unter den oben (zu Beginn von A) genannten Kontaktdaten erreichen.

Informationen zum Internetauftritt

Technische Umsetzung

Unser Webserver wird durch Mittwald CM Service GmbH & Co. KG betrieben. Die von Ihnen im Rahmen des Besuchs unseres Webauftritts übermittelten personenbezogenen Daten werden daher in unserem Auftrag durch Mittwald CM Service GmbH & Co. KG, Königsberger Straße 4-6, 32339 Espelkamp verarbeitet.

Protokollierung

Wenn Sie diese oder andere Internetseiten aufrufen, übermitteln Sie über Ihren Internetbrowser Daten an unseren Webserver. Die folgenden Daten werden während einer laufenden Verbindung zur Kommunikation zwischen Ihrem Internetbrowser und unserem Webserver aufgezeichnet:

  • IP-Adresse des Aufrufers
  • Verzeichnisschutzbenutzer
  • Datum
  • Uhrzeit
  • aufgerufene Seiten
  • Protokolle
  • Statuscode
  • Datenmenge
  • Referer
  • User Agent
  • aufgerufener Hostname

IP-Adressen werden auf Domain-Ebene anonymisiert, so dass es nicht mehr möglich ist, einen Bezug auf einzelne Nutzer herzustellen. Die anonymisierten IP-Adressen werden für 60 Tage aufbewahrt. Angaben zum verwendeten Verzeichnisschutzbenutzer werden nach einem Tag anonymisiert.

Error-Logs, welche fehlerhafte Seitenaufrufe protokollieren, werden nach sieben Tagen gelöscht. Diese beinhalten neben den Fehlermeldungen die zugreifende IP-Adresse und je nach Fehler die aufgerufene Webseite.

Zugriffe über FTP werden mit anonymisierter Angabe zu Benutzername und IP-Adresse protokolliert und für 60 Tage aufbewahrt.

Die Mail-Logs für den Versand von E-Mails aus der Webumgebung heraus werden nach einem Tag anonymisiert und anschließend für 60 Tage vorgehalten. Bei der Anonymisierung werden alle Daten zum Absender/Empfänger etc. entfernt. Es bleiben lediglich die Daten zum Versandzeitpunkt sowie die Information, wie die E-Mail verarbeitet wurde, erhalten (Queue-ID oder nicht gesendet).

Mail-Logs für den Versand über unsere Mailserver werden nach vier Wochen gelöscht. Die längere Vorhaltezeit ist für die Sicherstellung der Funktionalität der Mail-Services und Spambekämpfung notwendig.

Aktive Komponenten

Wir verwenden aktive Komponenten wie Javascript, Java-Applets oder Active-X-Controls. Diese Funktion kann durch die Einstellung Ihres Internetbrowsers von Ihnen abgeschaltet werden.

Cookies

Beim Zugriff auf dieses Internetangebot werden von uns Cookies (kleine Dateien) auf Ihrem Gerät gespeichert, die für die Dauer Ihres Besuches auf der Internetseite gültig sind („session-cookies“). Wir verwenden diese ausschließlich während Ihres Besuchs unserer Internetseite. Die meisten Browser sind so eingestellt, dass sie die Verwendung von Cookies akzeptieren. Diese Funktion kann aber durch die Einstellung des Internetbrowsers von Ihnen für die laufende Sitzung oder dauerhaft abgeschaltet werden. Nach Ende Ihres Besuches wird Ihr Browser diese Cookies automatisch löschen.

Borlabs Cookie

Diese Website verwendet Borlabs Cookie, das ein technisch notwendiges Cookie (borlabs-cookie) setzt, um Ihre Cookie-Einwilligungen zu speichern. Borlabs Cookie verarbeitet keinerlei personenbezogenen Daten.

Im Cookie „borlabs-cookie“ werden Ihre Einwilligungen gespeichert, die Sie beim Betreten der Website gegeben haben. Möchten Sie diese Einwilligungen widerrufen, löschen Sie einfach das Cookie in Ihrem Browser. Wenn Sie die Website neu betreten/ neu laden, werden Sie erneut nach Ihrer Cookie-Einwilligung gefragt.

Einbindung von YouTube-Videos und SocialPlugins

Wenn Sie beim erstmaligen Besuch unserer Webseite keine Einwilligung in die Nutzung von externen Medien erteilt haben, werden über eine sogenannte Zwei-Klick-Lösung Zusatzdienste von YouTube und SocialPlugins (z.B. LinkedIn) angeboten. Beim ersten Aufruf der Website werden keine Daten an die Betreiber übermittelt. Erst nachdem die Nutzer auf das LinkedIn-Logo durch einen entsprechenden Klick in das Opt-In-Verfahren eingewilligt haben, werden ab sofort und bei jedem weiteren Besuch Daten (unter anderem die URL der aktuellen Seite sowie die IP-Adresse des Nutzers) an den jeweiligen Betreiber übertragen. Als Nutzer können Sie damit selbst entscheiden, ob sie der Aktivierung dieser Angebote und der Datenübermittlung zustimmen. Der Nutzer kann diese Einwilligung jederzeit widerrufen und durch den entsprechenden Klick auf der Homepage die weitere Datenübermittlung an die Betreiber unterbinden (Opt-In-Verfahren).

Einbindung von YouTube-Videos

Auf unserer Webseite sind Videos der externen Videoplattform YouTube eingebunden. Wenn Sie beim erstmaligen Besuch unserer Webseite keine Einwilligung in die Nutzung von externen Medien erteilt haben, werden dabei lediglich deaktivierte Bilder des YouTube-Kanals eingebettet, die keine automatisierte Verbindung mit den Servern von YouTube herstellen. Damit erhält der Betreiber beim Aufruf der Webseiten keine Daten vom Benutzer.

Sie können selbst entscheiden, ob die YouTube-Videos aktiviert werden sollen. Erst wenn Sie das Abspielen der Videos mit Klick auf „Dauerhafte Aktivierung“ freigeben, erteilen Sie die Einwilligung, dass die dafür erforderlichen Daten (unter anderem die Internetadresse der aktuellen Seite sowie die IP-Adresse des Anwenders) an den Betreiber übermittelt werden.

Um die vom Nutzer gewünschte Einstellung zu speichern, wird von uns ein Cookie gesetzt, das die Parameter abspeichert. Beim Setzen dieser Cookies werden von uns allerdings keine personenbezogenen Daten gespeichert, sie enthalten lediglich anonymisierte Daten zur Anpassung des Browsers. Anschließend sind die Videos aktiv und können vom Nutzer abgespielt werden. Möchten Sie das automatische Laden der YouTube-Videos wieder deaktivieren, können Sie unter dem Datenschutz-Symbol das Häkchen für die Zustimmung wieder entfernen. Damit werden auch die Einstellungen des Cookies aktualisiert.

YouTube ist ein Angebot von YouTube LLC, 901 Cherry Ave., San Bruno, CA 94066, USA, einem Tochterunternehmen von Google Inc., 1600 Amphitheater Parkway, Mountainview, California 94043, USA. Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenverarbeitung (auch außerhalb der Europäischen Union und außerhalb der USA) sowie Informationen zu Einstellungsmöglichkeiten zum Schutz Ihrer Privatsphäre erhalten Sie in der Datenschutzerklärung: https://policies.google.com/privacy?hl=de&gl=de. Google verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten unter anderem in den USA und hat sich insofern dem EU-US Privacy Shield unterworfen.

Einbindung von Google Maps

Wir binden Google Maps nicht dergestalt ein, dass automatisch Daten an Google gesendet werden. Auf unserer Veranstaltungsseite findet sich ein lediglich Link auf Google Maps. Wenn Sie auf das Google Maps Logo klicken, öffnet sich ein neues Browserfenster und Sie finden den Veranstaltungsort in einer Karte von Google.

Auswertung des Nutzerverhaltens (Webtracking-Systeme; Reichweitenmessung) | Nutzung von Matomo – vormals PIWIK

Zur bedarfsgerechten Gestaltung unseres Internetauftritts verwenden wir das Werkanalyse-Tool Matomo, mit dem wir das Nutzerverhalten auswerten. Ihre IP-Adresse wird dafür zunächst anonymisiert und dann auf anonymisierter Basis von uns ausgewertet. Diese Funktion kann durch die Einstellung Ihres Internetbrowsers von Ihnen abgeschaltet werden.

Sie können sich hier entscheiden, ob in Ihrem Browser ein eindeutiger Webanalyse-Cookie abgelegt werden darf, um dem Betreiber der Website die Erfassung und Analyse verschiedener statistischer Daten zu ermöglichen.

Wenn Sie sich dagegen entscheiden möchten, klicken Sie den folgenden Link, um den Matomo-Deaktivierungs-Cookie in Ihrem Browser abzulegen.

Informationen zu einzelnen Verarbeitungen

Bewerbungen

Wenn Sie uns Bewerbungsunterlagen zukommen lassen, verwenden wir diese personenbezogenen Daten ausschließlich zur Erfüllung der Wünsche und Anforderungen der Bewerber:innen, zur Bearbeitung der Bewerbung. Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur innerhalb des bidt und nur im Rahmen des Bewerbungsprozesses an im Bewerbungsprozess beteiligte Personen.

Wir verwenden und speichern Ihre Daten nur solange wie für den reibungslosen Ablauf eines Bewerbungsverfahrens unbedingt erforderlich. Die rechtliche Zulässigkeit der Verwendung der Daten zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1 Abs. 1 lit. b DSGVO. Zudem verarbeiten wir auch besondere Kategorien von personenbezogenen Daten im Bewerbungsverfahren. Die Rechtsgrundlagen hierfür finden Sie in Art. 9 Abs. 2 Buchst. b und h DSGVO, Art. 88 Abs. 1 DSGVO, Art. 8 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 und 3 BayDSG. BewerberInnendaten werden nach Ende des Verfahrens selbstverständlich gelöscht, dies erfolgt sechs Monate nach erteilter Zu- oder Absage. Wir halten uns dabei an die Klagefristen vor den Arbeitsgerichten, da wir den Fall der Anhängigkeit bei Gericht leider auch immer berücksichtigen müssen.

Newsletter und sonstige Mailings, Bestellung von Veröffentlichungen

Mailings
Wenn Sie zu unseren Projekt- oder Kooperationspartnerinnen bzw. -partnern zählen, sie in der Vergangenheit an einer unserer Veranstaltungen teilgenommen haben oder bei bidt beschäftigt sind, senden wir Ihnen per E-Mail themenbezogene Informationen, Ankündigungen und Einladungen zu. Hierzu erstellen wir E-Mail-Verteiler, indem wir Ihre bidt-E-Mail-Adresse, sowie Angaben zu Ihrer Abteilung verarbeiten, sofern Sie Beschäftigte/r von bidt sind, bzw. die überlassene E-Mail-Adresse sofern sie unsere Projekt- oder Kooperationspartnerinnen bzw. -partnern sind oder sie in der Vergangenheit an einer unserer Veranstaltungen teilgenommen haben.

Zum Versand dieser Nachrichten verwenden wir ein Rundmailtool, welches an unser Identity Management (IDM) angebunden ist. E-Mail-Adressen von „Externen“ werden in das Tool importiert.

Newsletter
Wenn Sie an unseren Newslettern interessiert sind, können Sie diese abonnieren. Dafür benötigen wir Ihre E-Mail-Adresse. Andernfalls können wir Ihnen den Newsletter nicht übersenden. Damit wir Sie in unseren Newslettern persönlich ansprechen können, bitten wir Sie uns auch Ihren Vor- und Nachnamen zu überlassen. Die vorgenannten Angaben werden im Verteiler für den Versand unserer Newsletter gespeichert und nur zu diesem Zweck (Versendung von E-Mails mit persönlicher Anrede) verarbeitet.

Double-Opt-In zur Verifikation der E-Mail-Adresse und zum Nachweis der Einwilligung
Wenn Sie sich in unseren Newsletter-Verteiler eintragen, senden wir Ihnen einen Link und bitten Sie die angegebene E-Mail-Adresse mittels des sogenannten Double-Opt-In-Verfahrens zu bestätigen, um sicher zu stellen, dass Sie Zugang zum E-Mail-Konto mit der überlassenen E-Mail-Adresse haben. Erst nach dem Klick auf den Bestätigungslink werden die angegeben Informationen in unserem Verteiler gespeichert. Zusätzlich speichern wir den Anmelde- und den Bestätigungszeitpunkt, um ggf. nachweisen zu können, dass Sie sich für unseren Newsletter angemeldet haben.

Analyse von Öffnungs- und Klickverhalten
Wir analysieren statistisch den Versand und den Empfang unserer Newsletter, um unserer Verpflichtung der Wirtschaftlichkeit von öffentlichen Stellen gerecht zu werden. Hierzu erfassen wir aggregiert, ohne einen konkreten Bezug zu Ihrer Person herstellen zu können, von wie vielen Empfangenden unsere Newsletter geöffnet werden und welche Beiträge am häufigsten angeklickt werden. Unsere Newsletter enthalten hierzu eine kleine Datei, den sogenannten „Trackingpixel“, der beim Öffnen der E-Mail vom versendenden Server abgerufen wird. Beim Abruf verarbeiten wir technische Informationen in den Protokolldateien sowie den technischen Zeitstempel ohne Personenbezug. Wir verwenden Ihre Daten ausschließlich für interne statistische Auswertungen und geben sie nicht an Dritte weiter

Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen der Bereitstellung von Informationen und Einladungen betreffend die Organisation, Verwaltung und Forschung des bidt sowie der statistischen Auswertung von Öffnungs- und Klickraten verarbeiten wir im Rahmen der Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben von bidt. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 4 Abs. 1 BayDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 2, 3 und 1 Buchstabe e DSGVO.

Sofern Sie sich freiwillig zur Aufnahme in einen Verteiler angemeldet haben, stützen wir die Verarbeitung Ihrer Daten auf Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a, Art. 4 Ziffer 11 in Verbindung mit Art. 7 Abs. 4 DSGVO. Die Speicherung Ihres Anmelde- und Bestätigungszeitpunkts erfolgt in unserem legitimen Interesse, im Falle etwaiger Rechtsstreitigkeiten nachweisen zu können, dass Sie sich im Verteiler für den Versand von Newslettern eingetragen haben. Mit dem Double-Opt-In-Verfahren tragen wir auch Ihrem berechtigten Interesse Rechnung, indem wir dadurch sicherstellen, dass Sie nicht von unbefugten Dritten angemeldet wurden.

Abmeldung / Löschung
Sie können selbstverständlich der weiteren Übersendung von Newslettern und damit auch die künftige Analyse des Öffnungs- und Klickverhaltens jederzeit widerrufen, indem Sie die Newsletter abbestellen. Klicken Sie dazu auf den Abmeldebutton, den Sie am Ende jedes Newsletters finden. Daten, die Sie zum Erhalt von Newslettern angegeben haben oder solche, die auf Sie zurückgeführt werden können, werden bei Abmeldung gelöscht.

Empfänger Ihrer Daten
Unser Newslettertool wird durch die rapidmail GmbH, ansässig in der Wentzingerstraße 21 in 79106 Freiburg im Breisgau (rapidmail), betrieben. rapidmail verarbeitet Ihre Daten, sofern wir hier nicht ausdrücklich etwas anderes beschrieben haben, in unserem Auftrag und nach unserer Weisung in der Europäischen Union. Das bedeutet, dass rapidmail Ihre Daten nicht für sich, vor allem nicht für eigene Zwecke oder eigene Werbemaßnahmen, nutzt oder nutzen darf.
Weitere Informationen zur Arbeitsweise von rapidmail können Sie unter dem folgenden Link www.rapidmail.de abrufen.

Veranstaltungsmanagement

Sie haben die Möglichkeit sich über unsere Webseite und eine Event-Management-Plattform zu Veranstaltungen anzumelden. Sofern Sie von dieser Möglichkeit Gebrauch machen, sei es auf persönliche Einladung oder aus Interesse an der Thematik, müssen Sie über das bereitgestellte Formular die für die Teilnahme an der jeweiligen Veranstaltung erforderlichen persönlichen Informationen, d.h. personenbezogenen Daten, überlassen. Die erforderlichen Angaben sind als Pflichtfeld gekennzeichnet. Ohne die Angaben der abgefragten Pflichtangaben ist die Teilnahme an unseren Veranstaltungen nicht möglich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Artikel 4 Absatz 1 BayDSG in Verbindung mit Artikel 6 Absatz 3 und Absatz 1 Satz 1 Buchstabe e DSGVO für Veranstaltungen im Rahmen der Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben des bidt.

Sofern Sie Daten über freiwillige Felder im Formular eingeben, willigen Sie in die Verarbeitung ein. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a in Verbindung mit Artikel 7 DSGVO.

Wir verwenden Ihre Daten ausschließlich zum Zweck der Planung, Durchführung und Nachbereitung der jeweiligen Veranstaltung und, um ein effektives Veranstaltungsmanagement sicher zu stellen.

Wir leiten Ihre Daten nicht an Dritte weiter, es sei denn wir haben in den Datenschutzhinweisen betreffend die konkrete Veranstaltung ausdrücklich etwas anderes beschrieben. Wir können jedoch gesetzlichen Pflichten unterliegen, Ihre Daten Dritten, bspw. im Rahmen von Prüfungen offenzulegen.

Für das Veranstaltungsmanagement, insbesondere für die Anmeldung, das Ticketing und die Verwaltung der teilnehmenden Personen, verwenden wir eine Event-Management-Plattform. Diese ermöglicht und erleichtert uns die Eventorganisation. Wir arbeiten derzeit für die technische Bereitstellung und das Hosting der Plattform mit der Cloud-basierten Lösung „Eveeno“. Eveeno ist ein Angebot von Andreas Bothe, geschäftsmäßig ansässig am Ellenbogen 8 in 91056 Erlangen. Wir haben mit Eveeno einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Das bedeutet, dass wir Eveeno vertraglich verpflichten, Ihre Daten ausschließlich in unserem Auftrag, nach unserer Weisung, nicht für sich, vor allem nicht für eigene Zwecke oder eigene Werbemaßnahmen zu verwenden. Eveeno verarbeitet Ihre Daten, sofern wir im Zusammenhang mit der konkreten Veranstaltung nicht ausdrücklich etwas anderes beschrieben haben, innerhalb der Europäischen Union (EU).

Wir bewahren Ihre Daten, die Sie im Rahmen von Anmeldungen angegeben haben, für maximal zwei Jahre und erlauben uns, Sie zu Folgeveranstaltungen einzuladen, sofern von Ihnen dazu kein Widerspruch bei uns eingegangen ist. Sollten wir aus steuerlichen Gründen zu Aufbewahrung von Unterlagen verpflichtet sein, können wir hierfür relevante, auch personenbezogene Daten erst nach Ablauf von zehn Jahren löschen.

Videokonferenzen via Zoom

Für die Durchführung von virtuellen Veranstaltungen bzw. Videokonferenzen per Online-Meetings oder Webinaren (nachfolgend nur „Videokonferenzen“) benötigen wir eine geeignete Technologie. Wir haben verschiedene Anbieter geprüft und mussten feststellen, dass die Leistungen der geprüften EU-Anbieter nicht geeignet waren, die Videokonferenzen verlässlich durchführen zu können. Die geeignete Technologie bietet uns der U.S.-Anbieter von Zoom. Zoom ist ein Dienst der Zoom Video Communications, Inc., geschäftsmäßig ansässig in 805 Broadway Street Suite 800 Vancouver, WA 98660, U.S.A.

Wir nutzen Zoom im sogenannten EU-Cluster. Das bedeutet, dass der komplette Account, den wir für die Durchführung von Videokonferenzen nutzen, in der EU liegt. Dabei liegt nicht lediglich die Rechenzentrumsregion für die Videokonferenzen in der EU, sondern die gesamte Datenverarbeitung findet ausschließlich in der EU statt.

Für die Teilnahme an unseren Videokonferenzen benötigen Sie keine eigene Zoom-Lizenz. Sie erhalten vor einer Videokonferenz von uns per E-Mail Ihren Zugangslink. Der Aufruf des Links ist ausreichend, um an den Videokonferenzen teilnehmen zu können. Um jedoch an einer Videokonferenz teilzunehmen, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen und E-Mailadresse machen. Dabei können Sie auch einen Fantasienamen, also einen sog. „Nick Name“ angeben. Erst nach Angabe eines Namens und E-Mailadresse können Sie einer Videokonferenz beitreten.

Wenn Sie an einer unserer Videokonferenzen teilnehmen, verarbeitet wir im Rahmen der Durchführung den von Ihnen angegeben Namen sowie die von Ihnen angegebene E-Mailadresse. Des Weiteren verarbeiten wir die Informationen zur Dauer der Videokonferenz. Im Übrigen hängt der Umfang der verarbeiteten Daten auch davon ab, welche Angaben Sie vor (z. B. im eigenen Zoom-Profil bzw. bei Teilnahme ohne Anmeldung) bzw. bei der Teilnahme an (z. B. im Chat oder im Q&A-Bereich) einer Videokonferenz machen.

Wir verwenden Zoom, um Videokonferenzen durchzuführen. Wenn wir einzelne Videokonferenzen aufzeichnen wollen, werden wir es Ihnen im Vorfeld transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um Ihre Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der Zoom-Applikation angezeigt. Im diesem Fall verarbeiten wir ggf. für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Videokonferenzen auch die gestellten Fragen von Teilnehmerinnen und Teilnehmern.

Für den Fall, dass wir eine Videokonferenz aufzeichnen, werden die folgenden Daten verarbeitet: die MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen sowie die Textdatei des Chats.

Falls Sie sich nicht über einen Browser, sondern über ein Telefon einwählen, verarbeiten wir die Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, den Ländernamen sowie den Start- und die Endzeit Ihrer Teilnahme.

Wenn wir Ihnen in einer Videokonferenz die Möglichkeit geben, die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen, verarbeiten wie die von Ihnen gemachten Texteingaben, um diese im Videokonferenz anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Falls wir eine interaktive Videokonferenz durchführen und Ihnen die Möglichkeit eröffnen, die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu nutzen, werden entsprechend während der Dauer der Videokonferenz die Daten vom Mikrofon sowie von einer etwaigen Videokamera Ihres Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Zoom-Applikationen abschalten.

Wenn Sie bei Zoom als Benutzerin oder Benutzer registriert sind, dann können Berichte über Videokonferenzen (Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Videokonferenzen, Umfragefunktion in Videokonferenzen) bis zu einem Monat bei Zoom gespeichert werden. In Zoom besteht die Möglichkeit einer softwareseitigen „Aufmerksamkeitsüberwachung“ („Aufmerksamkeitstracking“), diese ist jedoch dauerhaft deaktiviert.

Zweck und Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung Ihrer Daten dient ausschließlich der Durchführung der virtuellen Veranstaltung, also der Videokonferenz. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge der Teilnahme an einer von uns organisierten Videokonferenz verarbeitet werden, ist Art. 6 Abs. 1 DSGVO.

Weitergabe
Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben oder übermittelt. Es findet grundsätzlich auch keine Übermittlung von Ihren Daten in die USA oder ein sonstiges Drittland statt.

Zoom ist mittels einer Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung und aufgrund der nicht auszuschließenden Drittstaatenübermittlung über den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln verpflichtet, Ihre Daten ausschließlich im Rahmen unserer Weisungen und nicht zu eigenen Zwecken zu verarbeiten. Somit verarbeitet Zoom die überlassenen Daten für die Bereitstellung des Dienstes, d.h. zur Durchführung des Videokonferenzen sowie im Support-Fall, unter Einhaltung der erforderlichen Maßnahmen zur Datensicherheit als Auftragnehmer im Sinne von Art. 28 DSGVO für uns und garantiert durch die Verwendung der Standarddatenschutzklauseln inkl. der durchgeführten Datentransferfolgenabschätzung das Schutzniveau.

Weitere Informationen zu der Arbeitsweise von Zoom können Sie hier abrufen.

Bitte beachten Sie, dass Sie mit der Weiterleitung zu Zoom bis zu Ihrer Teilnahme an der Videokonferenz unseren Verantwortungsbereich verlassen und auf der Website von Zoom Cookies sowie Trackingtechnologien zum Einsatz kommen. Wir empfehlen Ihnen daher, vor Besuch die Datenschutzerklärung sowie die Nutzungsbedingungen von Zoom zur Kenntnis zu nehmen. Wir haben nach dem Verlassen unserer Website keine Einflussmöglichkeit auf Zoom und deren eingesetzte Technologien.

Löschung / Aufbewahrung
Ihre Daten als Teilnehmerin oder Teilnehmer an unseren Videokonferenzen, insbesondere der angegebene Name, die angegebene E-Mailadresse sowie die Dauer der Teilnahme an einer Videokonferenz, werden nicht gespeichert.

Widerspruch / Beseitigungsmöglichkeit
Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Ihre Teilnahme an der Videokonferenz zu beenden.

Fotoaufnahmen

  • Im Rahmen unserer Presse- und Öffentlichkeitsarbeit werden bei Veranstaltungen und Terminen Fotos aufgenommen, auf denen Sie gegebenenfalls erkennbar zu sehen sind. Der Aufnahme und/oder einer Veröffentlichung können Sie widersprechen.
  • Bitte nutzten Sie für Ihren Widerspruch die oben (am Anfang von A) genannten Kontaktdaten.

Teilnahme an Umfragen

Wenn Sie an Umfragen teilnehmen, geben wir Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nicht an Dritte weiter. Allerdings können wir gesetzlichen Pflichten unterliegen, Ihre Daten Dritten – bspw. im Rahmen von Prüfungen – offenzulegen.

Wir erstellen Umfragen, bei denen wir keine personalisierten Teilnahme-Einladungen versenden und Daten von externen Teilnehmerinnen und Teilnehmern verarbeiten, um dem uns übertragenen öffentlichen Auftrag gerecht zu werden (Art. 4 Abs. 1 BayDSG, 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 2 DSGVO). Sofern wir Sie gezielt anschreiben, um Sie auf unser Angebot an der Teilnahme an einer Umfrage aufmerksam zu machen, so stützen wir die Kontaktaufnahme auf Ihre uns hierzu erteilte Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sofern wir in Umfragen gezielt um die Angabe personenbezogener Daten bitten, machen wir dies gesondert kenntlich und bitten vor Teilnahme separat um Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Grundsätzlich gestalten wir unsere Umfragen so, dass im Rahmen der Auswertung und einer möglichen Veröffentlichung kein Rückschluss auf einzelne Personen möglich ist (faktisch anonyme Daten). Dies bedeutet, dass eine Rückführbarkeit auf Ihre Person aufgrund der von Ihnen gemachten Angaben und unter Zugrundelegung der beim Zugriffsberechtigten vorhandenen Zusatzwissen nicht mit verhältnismäßigem Aufwand möglich ist. Die auswertenden MitarbeiterInnen haben keinen Zugriff auf Daten, die eine persönliche Zuordnungen erlauben würden. Bitte achten Sie darauf, dass von Ihnen gemachten Angaben bspw. in Freitextfeldern keine Daten enthalten, die Rückschlüsse auf Ihre Person oder auf die Dritter gezogen werden können. Die Teilnahme an Umfragen selbst sowie die im Rahmen der Umfrage getätigten Angaben erfolgt stets freiwillig.

Für die Durchführung von Online-Umfragen haben wir sog. Auftragsverarbeiter vertraglich verpflichtet, Ihre Daten nur nach unseren Weisungen und insbesondere nicht zu deren eigenen Zwecken zu verarbeiten. Derzeit nutzen wir für Umfragen folgende Dienste:

  • LimeSurvey GmbH, Umfragedienste & Beratung, Papenreye 63, 22453 Hamburg / Deutschland
  • Lamano GmbH & Co. KG, Frankfurter Allee 69, 10247 Berlin  / Deutschland

Teilnahme an Live-Umfragen während unserer Veranstaltungen

Während unserer Veranstaltungen führen wir Live-Umfragen durch. Die Umfragen werden über Mentimeter durchgeführt. Mentimeter ist ein webbasiertes Umfragetool der schwedischen Anbieterin Mentimeter AB, geschäftsmäßig ansässig in Tulegatan 11, SE-113 86 Stockholm in Schweden. Mentimeter verarbeitet die Umfragedaten in unserem Auftrag und nach unserer Weisung innerhalb der Europäischen Union (EU).

Die Teilnahme an Umfragen ist freiwillig und anonym
Die Teilnahme an unseren Umfragen ist freiwillig. Das bedeutet in erster Linie, dass es Ihnen freisteht, Mentimeter zu nutzen oder nicht, ohne dass Ihnen dadurch Nachteile entstehen.
Die Befragung ist anonym, es besteht also keine Möglichkeit, dass die Antworten auf Sie zurückzuführen sind – egal ob unmittelbar oder durch ergänzende Maßnahmen.

Keine Registrierung oder Eingabe von personenbezogenen Daten erforderlich
Weder eine Registrierung noch die Eingabe von personenbezogenen Daten ist für die Nutzung von Mentimeter erforderlich. Sofern Sie dies jedoch veranlassen, erfolgt es freiwillig. Sie können Mentimeter nämlich auch ohne Eingabe von personenbezogenen Daten für den intendierten Zweck nutzen.

Keine Verantwortung für die Verarbeitung Ihrer IP-Adresse
Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass wir für die Verarbeitung Ihrer IP-Adresse im Rahmen der Nutzung von Mentimeter datenschutzrechtlich nicht verantwortlich sind. Die Teilnahme an unseren Umfragen durch Sie erfolgt freiwillig. Durch die Nutzung einer geeigneten VPN-Verbindung können Sie die Verarbeitung Ihrer IP-Adresse unterbinden.

Hinweise zu Datenschutz und Datensicherheit bei der Verwendung von Mentimeter finden Sie unter folgendem Link: https://www.mentimeter.com/privacy. Wir weisen darauf hin, dass Mentimeter auch in den durch uns durchgeführten Umfragen Trackingtools von Anbietern einbindet, die Ihren Sitz außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums haben. Daher kann nicht ausgeschlossen werden, dass Ihre IP-Adresse in einem sogenannten Drittland verarbeitet wird und daher Ihre Rechte eingeschränkt sein können und das Schutzniveau vor allem bei der Wahrnehmung Ihrer Rechte gegen etwaige Maßnahmen der Exekutive nicht den Anforderungen in Europa entspricht.

Zusammenarbeit über digitale Pinnwand während unseren Veranstaltungen

Im Rahmen unserer Veranstaltungen arbeiten wir unter anderem auch mit Hilfe der digitalen Pinwand Padlet. Das Tool ist über den Browser wie auch Apps für Tablets und Smartphones nutzbar. Dabei läuft Padlet komplett online. Neben der Fähigkeit, eine Vielzahl von Medien (Text, Ton, Bild, Video, Zeichnungen, Links, …) aufzunehmen, ist die Möglichkeit zur synchronen Kollaboration. Das heißt, es können mehrere Personen zeitgleich an einem Padlet arbeiten.

Padlet hat seinen Unternehmenssitz in San Francisco, California (USA) und Singapore.

Die Zusammenarbeit im Rahmen unserer Veranstaltung über die digitale Pinnwand ist freiwillig und anonym möglich. Das bedeutet in erster Linie, dass es Ihnen freisteht, Padlet zu nutzen oder nicht, ohne dass Ihnen dadurch Nachteile entstehen.

Weder eine Registrierung noch die Eingabe von personenbezogenen Daten (Fotos, Sprachnachrichten, Namen, etc.) ist für die Nutzung von Padlet im Rahmen unserer Veranstaltungen erforderlich. Sofern Sie dies jedoch veranlassen, erfolgt es freiwillig. Sie können Padlet nämlich auch ohne Eingabe von personenbezogenen Daten für den intendierten Zweck nutzen.

Während der Nutzung werden von Padlet Daten über Ihr Endgerät verarbeitet, von der IP-Adresse bis zum Browsertyp und Betriebssystem, die eine Identifizierung durch von Padlet genutzte Dienste Dritter ermöglichen könnten. Gleiches gilt auch für Datenabflüsse aus von externen Quellen eingebundene Inhalte eines Padlets. Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass wir für die Verarbeitung Ihrer Verkehrsdaten im Rahmen der Nutzung von Padlet datenschutzrechtlich nicht verantwortlich sind. Ihre Teilnahme erfolgt freiwillig. Durch die Nutzung einer geeigneten VPN-Verbindung, eines Brave Browsers, des mobilen Browsers von DuckDuckGo oder des zugehörigen Google Chrome Plugins, können Sie die Verarbeitung Ihrer Verkehrsdaten (z.B. IP-Adresse) unterbinden.

Hinweise zu Datenschutz und Datensicherheit bei der Verwendung von Padlet finden Sie unter folgendem Link: https://padlet.com/about/privacy. Wir weisen darüber hinaus hin, dass Padlet auch in den durch uns eingebundenen Pinnwände Trackingtools von Anbietern einbindet, die Ihren Sitz außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums haben.

Zur Erbringung seiner Dienste setzt Padlet eine Vielzahl von Cookies und Trackingmechanismen ein. Hinweise zum Einsatz von Cookies und Trackingmechanismen finden Sie auf der Datenschutzerklärung von Padlet: https://padlet.com/about/privacy. Daher kann nicht ausgeschlossen werden, dass Ihre IP-Adresse in einem sogenannten Drittland verarbeitet wird und daher Ihre Rechte eingeschränkt sein können und das Schutzniveau vor allem bei der Wahrnehmung Ihrer Rechte gegen etwaige Maßnahmen der Exekutive nicht den Anforderungen in Europa entspricht.

Teilnahme an Live-Streamings von Konferenzen mit Chat-Möglichkeit

Im Rahmen bestimmter Veranstaltungen binden wir die Online-Streaming-Plattform von Vimeo.com, Inc., 555 West 18th Street, New York 10011, USA (im Folgenden: Vimeo) in unsere Konferenzseite ein und können so den Online-Konferenzteilnehmern auch die Möglichkeit eines Live-Chats anbieten.

Vimeo hat seinen Unternehmenssitz in den USA, sodass ein Zugriff von US-amerikanischen Behörden auf die an Vimeo übertragenen Daten nicht ausgeschlossen werden kann. Wir weisen darauf hin, dass unter Anderem infolge der gegenüber behördlichen Zugriffen eingeschränkten Rechtsschutzmöglichkeiten kein der DSGVO vergleichbares Schutzniveau besteht.

Die Benutzung der Chatfunktion von Vimeo ist freiwillig und erfordert daher Ihre Einwilligung in die Nutzung der Dienste von Vimeo. Das bedeutet in erster Linie, dass es Ihnen freisteht, die Chatfunktion zu nutzen oder nicht, ohne dass Ihnen dadurch Nachteile entstehen.

Weder eine Registrierung noch die Eingabe von personenbezogenen Daten (Klarnamen) ist für die Nutzung der Chatfunktion im Rahmen unserer Veranstaltungen erforderlich. Sofern Sie dies jedoch veranlassen, erfolgt es freiwillig. Sie können die Chatfunktion auch ohne Eingabe von personenbezogenen Daten für den intendierten Zweck nutzen. Während der Nutzung werden von Vimeo neben dem von Ihnen angegebenen Namen auch Daten über Ihre Endgeräte wie bspw. die IP-Adresse, der Browsertyp, und das Betriebssystem verarbeitet, die eine Identifizierung ermöglichen könnten. Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass wir für die Verarbeitung Ihrer Verkehrsdaten im Rahmen der Nutzung von Vimeo datenschutzrechtlich nicht verantwortlich sind. Ihre Teilnahme erfolgt freiwillig. Durch die Nutzung einer geeigneten VPN-Verbindung oder eines geeigneten Browsers können Sie die Verarbeitung Ihrer Verkehrsdaten (z.B. IP-Adresse) unterbinden.

Hinweise zu Datenschutz und Datensicherheit bei der Verwendung von Vimeo finden Sie unter folgendem Link: https://vimeo.com/privacy. Sollten Sie die Chatfunktion von Vimeo nutzen, so verarbeiten wir die Inhalte Ihrer Chatnachrichten. Diese sind, wenn nicht direkt an unsere Moderatoren gerichtet, auch für andere Konferenzteilnehmer einsehbar. Der Chatverlauf der Veranstaltungstage wird zum Ende des jeweiligen Veranstaltungstages gelöscht.

Letzter Stand dieser Datenschutzerklärung: 25.06.2024