A) Allgemeine Informationen

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

bidt – Bayerisches Forschungsinstitut für Digitale Transformation der Bayerischen Akademie der Wissenschaften

Gabelsbergerstr. 4
80333 München

Telefon: +49 89 540 235 640
E-Mail: info@bidt.digital

Kontaktdaten des/der Datenschutzbeauftragten

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:
Behördliche/r Datenschutzbeauftragte des bidt –
Bayerisches Forschungsinstitut für Digitale Transformation

– persönlich –
Gabelsbergerstr. 4
80333 München
Telefon: +49 89 608 076 00
E-Mail: bidt@rehm-datenschutz.de

Zwecke und Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Zweck der Verarbeitung ist die Erfüllung der uns vom Gesetzgeber zugewiesenen öffentlichen Aufgaben, insbesondere der Information der Öffentlichkeit.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ergibt sich, soweit nichts anderes angegeben ist, aus Art. 4 Abs. 1 des Bayerischen Datenschutzgesetzes (BayDSG) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. e der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Demnach ist es uns erlaubt, die zur Erfüllung einer uns obliegenden Aufgabe erforderlichen Daten zu verarbeiten.

Empfänger von personenbezogenen Daten

Der technische Betrieb unserer Datenverarbeitungssysteme erfolgt durch das Leibniz-Rechenzentrum (LRZ), Boltzmannstraße 1, 85748 Garching.

Gegebenenfalls werden Ihre Daten an die zuständigen Aufsichts- und Rechnungsprüfungsbehörden zur Wahrnehmung der jeweiligen Kontrollrechte übermittelt.

Zur Abwehr von Gefahren für die Sicherheit in der Informationstechnik können bei elektronischer Übermittlung Daten an das Landesamt für Sicherheit in der Informationstechnik weitergeleitet werden und dort auf Grundlage der Art. 12 ff. des Bayerischen E-Government-Gesetzes verarbeitet werden.

Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist.

Ihre Rechte

Soweit wir von Ihnen personenbezogene Daten verarbeiten, stehen Ihnen als Betroffener nachfolgende Rechte zu:

  • Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO).
  • Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
  • Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17 und 18 DSGVO).
  • Wenn Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
  • Falls Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben und die Verarbeitung auf dieser Einwilligung beruht, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch einzulegen, wenn die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchst. e oder f DSGVO erfolgt (Art. 21 Abs. 1 Satz 1 DSGVO).

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz. Diesen können Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen:

Postanschrift: Postfach 22 12 19, 80502 München
Adresse: Wagmüllerstraße 18, 80538 München

Telefon:  +49 89 212 672 0
Telefax:  +49 89 212 672 50

E-Mail:   poststelle@datenschutz-bayern.de
Internet: https://www.datenschutz-bayern.de/

Weitere Informationen

Für nähere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten und zu Ihren Rechten können Sie uns unter den oben (zu Beginn von A) genannten Kontaktdaten erreichen.

B) Informationen zum Internetauftritt

Technische Umsetzung

Unser Webserver wird durch Mittwald CM Service GmbH & Co. KG betrieben. Die von Ihnen im Rahmen des Besuchs unseres Webauftritts übermittelten personenbezogenen Daten werden daher in unserem Auftrag durch Mittwald CM Service GmbH & Co. KG, Königsberger Straße 4-6, 32339 Espelkamp verarbeitet.

Protokollierung

Wenn Sie diese oder andere Internetseiten aufrufen, übermitteln Sie über Ihren Internetbrowser Daten an unseren Webserver. Die folgenden Daten werden während einer laufenden Verbindung zur Kommunikation zwischen Ihrem Internetbrowser und unserem Webserver aufgezeichnet:

  • IP-Adresse des Aufrufers
  • Verzeichnisschutzbenutzer
  • Datum
  • Uhrzeit
  • aufgerufene Seiten
  • Protokolle
  • Statuscode
  • Datenmenge
  • Referer
  • User Agent
  • aufgerufener Hostname

IP-Adressen werden auf Domain-Ebene anonymisiert, so dass es nicht mehr möglich ist, einen Bezug auf einzelne Nutzer herzustellen. Die anonymisierten IP-Adressen werden für 60 Tage aufbewahrt. Angaben zum verwendeten Verzeichnisschutzbenutzer werden nach einem Tag anonymisiert.

Error-Logs, welche fehlerhafte Seitenaufrufe protokollieren, werden nach sieben Tagen gelöscht. Diese beinhalten neben den Fehlermeldungen die zugreifende IP-Adresse und je nach Fehler die aufgerufene Webseite.

Zugriffe über FTP werden mit anonymisierter Angabe zu Benutzername und IP-Adresse protokolliert und für 60 Tage aufbewahrt.

Die Mail-Logs für den Versand von E-Mails aus der Webumgebung heraus werden nach einem Tag anonymisiert und anschließend für 60 Tage vorgehalten. Bei der Anonymisierung werden alle Daten zum Absender/Empfänger etc. entfernt. Es bleiben lediglich die Daten zum Versandzeitpunkt sowie die Information, wie die E-Mail verarbeitet wurde, erhalten (Queue-ID oder nicht gesendet).

Mail-Logs für den Versand über unsere Mailserver werden nach vier Wochen gelöscht. Die längere Vorhaltezeit ist für die Sicherstellung der Funktionalität der Mail-Services und Spambekämpfung notwendig.

Aktive Komponenten

Wir verwenden aktive Komponenten wie Javascript, Java-Applets oder Active-X-Controls. Diese Funktion kann durch die Einstellung Ihres Internetbrowsers von Ihnen abgeschaltet werden. 

Cookies

Beim Zugriff auf dieses Internetangebot werden von uns Cookies (kleine Dateien) auf Ihrem Gerät gespeichert, die für die Dauer Ihres Besuches auf der Internetseite gültig sind („session-cookies“). Wir verwenden diese ausschließlich während Ihres Besuchs unserer Internetseite. Die meisten Browser sind so eingestellt, dass sie die Verwendung von Cookies akzeptieren. Diese Funktion kann aber durch die Einstellung des Internetbrowsers von Ihnen für die laufende Sitzung oder dauerhaft abgeschaltet werden. Nach Ende Ihres Besuches wird Ihr Browser diese Cookies automatisch löschen.

Einbindung von YouTube-Videos und SocialPlugins

Beim Besuch unserer Internetseite werden über eine sogenannte Zwei-Klick-Lösung Zusatzdienste von YouTube und SocialPlugins (z.B. LinkedIn) angeboten. Beim ersten Aufruf der Website werden keine Daten an die Betreiber übermittelt. Erst nachdem die Nutzer auf das LinkedIn-Logo durch einen entsprechenden Klick in das Opt-In-Verfahren eingewilligt haben, werden ab sofort und bei jedem weiteren Besuch Daten (unter anderem die URL der aktuellen Seite sowie die IP-Adresse des Nutzers) an den jeweiligen Betreiber übertragen. Als Nutzer können Sie damit selbst entscheiden, ob sie der Aktivierung dieser Angebote und der Datenübermittlung zustimmen. Der Nutzer kann diese Einwilligung jederzeit widerrufen und durch den entsprechenden Klick auf der Homepage die weitere Datenübermittlung an die Betreiber unterbinden (Opt-In-Verfahren).

Einbindung von YouTube-Videos

Auf unserer Webseite sind Videos der externen Videoplattform YouTube eingebunden. Standardmäßig werden dabei lediglich deaktivierte Bilder des YouTube-Kanals eingebettet, die keine automatisierte Verbindung mit den Servern von YouTube herstellen. Damit erhält der Betreiber beim Aufruf der Webseiten keine Daten vom Benutzer.

Sie können selbst entscheiden, ob die YouTube-Videos aktiviert werden sollen. Erst wenn Sie das Abspielen der Videos mit Klick auf „Dauerhafte Aktivierung“ freigeben, erteilen Sie die Einwilligung, dass die dafür erforderlichen Daten (unter anderem die Internetadresse der aktuellen Seite sowie die IP-Adresse des Anwenders) an den Betreiber übermittelt werden.

Um die vom Nutzer gewünschte Einstellung zu speichern, wird von uns ein Cookie gesetzt, das die Parameter abspeichert. Beim Setzen dieser Cookies werden von uns allerdings keine personenbezogenen Daten gespeichert, sie enthalten lediglich anonymisierte Daten zur Anpassung des Browsers. Anschließend sind die Videos aktiv und können vom Nutzer abgespielt werden. Möchten Sie das automatische Laden der YouTube-Videos wieder deaktivieren, können Sie unter dem Datenschutz-Symbol das Häkchen für die Zustimmung wieder entfernen. Damit werden auch die Einstellungen des Cookies aktualisiert.

YouTube ist ein Angebot von YouTube LLC, 901 Cherry Ave., San Bruno, CA 94066, USA, einem Tochterunternehmen von Google Inc., 1600 Amphitheater Parkway, Mountainview, California 94043, USA. Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenverarbeitung (auch außerhalb der Europäischen Union und außerhalb der USA) sowie Informationen zu Einstellungsmöglichkeiten zum Schutz Ihrer Privatsphäre erhalten Sie in der Datenschutzerklärung: https://policies.google.com/privacy?hl=de&gl=de. Google verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten unter anderem in den USA und hat sich insofern dem EU-US Privacy Shield unterworfen.

Einbindung von Google Maps

Wir binden Google Maps nicht dergestalt ein, dass automatisch Daten an Google gesendet werden. Auf unserer Veranstaltungsseite findet sich ein lediglich Link auf Google Maps. Wenn Sie auf das Google Maps Logo klicken, öffnet sich ein neues Browserfenster und Sie finden den Veranstaltungsort in einer Karte von Google.

Auswertung des Nutzerverhaltens (Webtracking-Systeme; Reichweitenmessung) 

Nutzung von Matomo – vormals PIWIK

Zur bedarfsgerechten Gestaltung unseres Internetauftritts verwenden wir das Werkanalyse-Tool Matomo, mit dem wir das Nutzerverhalten auswerten. Ihre IP-Adresse wird dafür zunächst anonymisiert und dann auf anonymisierter Basis von uns ausgewertet. Diese Funktion kann durch die Einstellung Ihres Internetbrowsers von Ihnen abgeschaltet werden.

Sie können sich hier entscheiden, ob in Ihrem Browser ein eindeutiger Webanalyse-Cookie abgelegt werden darf, um dem Betreiber der Website die Erfassung und Analyse verschiedener statistischer Daten zu ermöglichen.

Wenn Sie sich dagegen entscheiden möchten, klicken Sie den folgenden Link, um den Matomo-Deaktivierungs-Cookie in Ihrem Browser abzulegen.

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C) Informationen zu einzelnen Verarbeitungen

Bewerbungen

Wenn Sie uns Bewerbungsunterlagen zukommen lassen verwenden wir diese personenbezogenen Daten ausschließlich zur Erfüllung der Wünsche und Anforderungen der BewerberInnen, zur Bearbeitung der Bewerbung. Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur innerhalb des bidt und nur im Rahmen des Bewerbungsprozesses an im Bewerbungsprozess beteiligte Personen.

Wir verwenden und speichern Ihre Daten nur solange wie für den reibungslosen Ablauf eines Bewerbungsverfahrens unbedingt erforderlich. Die rechtliche Zulässigkeit der Verwendung der Daten zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1 Abs. 1 lit. b DSGVO. Zudem verarbeiten wir auch besondere Kategorien von personenbezogenen Daten im Bewerbungsverfahren. Die Rechtsgrundlagen hierfür finden Sie in Art. 9 Abs. 2 Buchst. b und h DSGVO, Art. 88 Abs. 1 DSGVO, Art. 8 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 und 3 BayDSG. BewerberInnendaten werden nach Ende des Verfahrens selbstverständlich gelöscht, dies erfolgt sechs Monate nach erteilter Zu- oder Absage. Wir halten uns dabei an die Klagefristen vor den Arbeitsgerichten, da wir den Fall der Anhängigkeit bei Gericht leider auch immer berücksichtigen muss.

Newsletter, Bestellung von Veröffentlichungen

Sie können sich regelmäßig unseren Newsletter zusenden lassen. Dafür benötigen wir Ihre E-Mail-Adresse. Andernfalls können wir Ihnen den Newsletter nicht übersenden. Damit wir Sie in unseren Newslettern persönlich ansprechen können, benötigen wir auch Ihren Vor- und Nachnamen. Die vorgenannten Daten werden für den Versand des Newsletters gespeichert und nur zum Zweck der Versendung verarbeitet.

Wenn Sie sich in unseren Newsletter-Verteiler eintragen, senden wir Ihnen einen Link und bitten Sie die eingetragene E-Mail-Adresse mittels des sogenannten Double-Opt-In-Verfahrens zu bestätigen, um sicher zu stellen, dass es auch Ihre korrekte E-Mail-Adresse ist.

Erst nach dem Klick auf den Bestätigungslink sind Sie in unserem Verteiler aufgenommen. Wir speichern Ihre Anmeldung, namentlich den Anmelde- und den Bestätigungszeitpunkt, um ggf. nachweisen zu können, dass Sie sich für unseren Newsletter angemeldet haben.

Um nachvollziehen zu können, welche Inhalte für unsere Newsletter-Abonnenten interessant sind, erfassen wird statistisch, welche Abonnenten den Newsletter geöffnet und welche Abonnenten auf Links in dem Newsletter geklickt haben. Wir erfassen also die Öffnungs- und Klickraten. Wenn Sie sich zu unserem Newsletter anmelden, willigen Sie mit der Anmeldung und der Bestätigung im Rahmen des Double-Opt-In-Verfahrens ausdrücklich in diese statistische Erfassung ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a) in Verbindung mit Art. 7 DSGVO). Sie können unseren Newsletter ohne diese Einwilligung leider nicht für sich nutzen.

Die Zusendung des Newsletters können Sie jederzeit beenden, indem Sie uns eine formlose E-Mail an info@bidt.digital zukommen lassen oder einfach den zur Abmeldung angeführten Link im Newsletter anklicken. Ihre E-Mail-Adresse wird dann aus dem Newsletter-Verteiler gelöscht.

Derzeit nutzen wir für die Verwaltung und den Versand von Newslettern keinen Auftragsverarbeiter, sondern einen auf unseren Servern lokal installierten Dienst, und zwar das WordPressPlugIn Mailpoet.

Veranstaltungsmanagement

Sie können sich über unsere Webseite zu Veranstaltungen anmelden, die Datenverarbeitung stützen wir in diesem Fall auf Art. 6 Abs. 1 lit. b und e DSGVO. Ihre Daten verwenden wir ausschließlich zum Zweck der Veranstaltungsdurchführung und leiten sie nicht an Dritte weiter, wir können allerdings gesetzlichen Pflichten unterliegen, Ihre Daten Dritten, bspw. im Rahmen von Prüfungen offenzulegen.

Sofern Sie nicht einer weiteren Kontaktaufnahme zugestimmt haben, bewahren wir Ihre Daten lediglich im gesetzlich erforderlichen Rahmen auf.

Für die Anmeldung zu bidt Veranstaltungen haben wir sog. Auftragsverarbeiter vertraglich verpflichtet, Ihre Daten nur nach unseren Weisungen und insbesondere nicht zu deren eigenen Zwecken zu verarbeiten. Derzeit nutzen wir für das Veranstaltungsmanagement folgenden Dienst:

  • eveeno, Andreas Bothe, Ellenbogen 8, D-91056 Erlangen. eveeno ist eine Event-Management-Plattform, die es den Organisatoren von Veranstaltungen ermöglicht, Events zu organisieren, Tickets für ihre Events zu verkaufen und die Administration durchzuführen.

Fotoaufnahmen

  • Im Rahmen unserer Presse- und Öffentlichkeitsarbeit werden bei Veranstaltungen und Terminen Fotos aufgenommen, auf denen Sie gegebenenfalls erkennbar zu sehen sind. Der Aufnahme und/oder einer Veröffentlichung können Sie widersprechen.
  • Bitte nutzten Sie für Ihren Widerspruch die oben (am Anfang von A) genannten Kontaktdaten.

Teilnahme an Umfragen

Wenn Sie an Umfragen teilnehmen, geben wir Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nicht an Dritte weiter. Allerdings können wir gesetzlichen Pflichten unterliegen, Ihre Daten Dritten – bspw. im Rahmen von Prüfungen – offenzulegen.

Wir erstellen Umfragen, bei denen wir keine personalisierten Teilnahme-Einladungen versenden und Daten von externen Teilnehmerinnen und Teilnehmern verarbeiten, um dem uns übertragenen öffentlichen Auftrag gerecht zu werden (Art. 4 Abs. 1 BayDSG, 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 2 DSGVO). Sofern wir Sie gezielt anschreiben, um Sie auf unser Angebot an der Teilnahme an einer Umfrage aufmerksam zu machen, so stützen wir die Kontaktaufnahme auf Ihre uns hierzu erteilte Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sofern wir in Umfragen gezielt um die Angabe personenbezogener Daten bitten, machen wir dies gesondert kenntlich und bitten vor Teilnahme separat um Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Grundsätzlich gestalten wir unsere Umfragen so, dass im Rahmen der Auswertung und einer möglichen Veröffentlichung kein Rückschluss auf einzelne Personen möglich ist (faktisch anonyme Daten). Dies bedeutet, dass eine Rückführbarkeit auf Ihre Person aufgrund der von Ihnen gemachten Angaben und unter Zugrundelegung der beim Zugriffsberechtigten vorhandenen Zusatzwissen nicht mit verhältnismäßigem Aufwand möglich ist. Die auswertenden MitarbeiterInnen haben keinen Zugriff auf Daten, die eine persönliche Zuordnungen erlauben würden. Bitte achten Sie darauf, dass von Ihnen gemachten Angaben bspw. in Freitextfeldern keine Daten enthalten, die Rückschlüsse auf Ihre Person oder auf die Dritter gezogen werden können. Die Teilnahme an Umfragen selbst sowie die im Rahmen der Umfrage getätigten Angaben erfolgt stets freiwillig.

Für die Durchführung von Online-Umfragen haben wir sog. Auftragsverarbeiter vertraglich verpflichtet, Ihre Daten nur nach unseren Weisungen und insbesondere nicht zu deren eigenen Zwecken zu verarbeiten. Derzeit nutzen wir für Umfragen den folgenden Dienst:

LimeSurvey GmbH, Umfragedienste & Beratung, Papenreye 63, 22453 Hamburg / Deutschland.

Teilnahme an Live-Umfragen während unserer Veranstaltungen

Während unserer Veranstaltungen führen wir Live-Umfragen durch. Die Umfragen werden über Mentimeter durchgeführt. Mentimeter ist ein webbasiertes Umfragetool der schwedischen Anbieterin Mentimeter AB, geschäftsmäßig ansässig in Tulegatan 11, SE-113 86 Stockholm in Schweden. Mentimeter verarbeitet die Umfragedaten in unserem Auftrag und nach unserer Weisung innerhalb der Europäischen Union (EU).

Die Teilnahme an Umfragen ist freiwillig und anonym
Die Teilnahme an unseren Umfragen ist freiwillig. Das bedeutet in erster Linie, dass es Ihnen freisteht, Mentimeter zu nutzen oder nicht, ohne dass Ihnen dadurch Nachteile entstehen.
Die Befragung ist anonym, es besteht also keine Möglichkeit, dass die Antworten auf Sie zurückzuführen sind – egal ob unmittelbar oder durch ergänzende Maßnahmen.

Keine Registrierung oder Eingabe von personenbezogenen Daten erforderlich
Weder eine Registrierung noch die Eingabe von personenbezogenen Daten ist für die Nutzung von Mentimeter erforderlich. Sofern Sie dies jedoch veranlassen, erfolgt es freiwillig. Sie können Mentimeter nämlich auch ohne Eingabe von personenbezogenen Daten für den intendierten Zweck nutzen.

Keine Verantwortung für die Verarbeitung Ihrer IP-Adresse
Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass wir für die Verarbeitung Ihrer IP-Adresse im Rahmen der Nutzung von Mentimeter datenschutzrechtlich nicht verantwortlich sind. Die Teilnahme an unseren Umfragen durch Sie erfolgt freiwillig. Durch die Nutzung einer geeigneten VPN-Verbindung können Sie die Verarbeitung Ihrer IP-Adresse unterbinden.

Hinweise zu Datenschutz und Datensicherheit bei der Verwendung von Mentimeter finden Sie unter folgendem Link: https://www.mentimeter.com/privacy. Wir weisen darauf hin, dass Mentimeter auch in den durch uns durchgeführten Umfragen Trackingtools von Anbietern einbindet, die Ihren Sitz außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums haben. Daher kann nicht ausgeschlossen werden, dass Ihre IP-Adresse in einem sogenannten Drittland verarbeitet wird und daher Ihre Rechte eingeschränkt sein können und das Schutzniveau vor allem bei der Wahrnehmung Ihrer Rechte gegen etwaige Maßnahmen der Exekutive nicht den Anforderungen in Europa entspricht.

 

Letzter Stand dieser Datenschutzerklärung: 28.06.2021